اموزش Word درس اول

اصول کار

اجراي Microsoft Word و آغاز كار با آن:

نرم افزار Word تحت سيستم عامل windows 98-2000-XP كار مي كند. براي شروع از منوي Start‏ ، زير منوي Programs و سپس گزينه Microsoft Word را انتخاب می کنیم.

- آشنايي با محيط كار و اجزاي آن:
دكمه Close يا بستن پنجره : جهـت بستن يك پنجره باز بايد از اين دكمه استفاده نمود ( البته از كليد تركيبي ALT+F4 نيز ميتوان استفاده كرد). بايد توجه داشت براي بستن هر پرونده ميتوانيد از منوي File زير منويExit را نيز انتخاب نمائيد.
دكمه Maximize يا حداكثر سازي : براي اينكه بتوان پنجره را به حداكثر اندازه خود رساند ميتوان از اين دكمه استفاده نمود.
دكمه Restore : پس از اينكه پنجره به حداكثر اندازه خود رسيد براي تبديل به اندازه قبلي خود از اين دكمه استفاده مي شود.
دكمه Minimize يا حداقل سازي :با کلیک کردن بر روی این دکمه ميتوان يك پنجره حداكثر شده و يا معمولي را حداقل نمود با انجام اين عمل پنجره به حداقل خود مي رسد و روي Task bar قرار می گیرد. توجه داشته باشيد كه پنجره اي كه حداقل شده است بسته نشده و هنوز در حافظه مستقر است.

- نوار عنوان يا Title Bar : نواري كه اسم پنجره روي آن قرار دارد نوار عنوان ناميده ميشود از نوار عنوان ميتوان براي حداكثر سازي و يا بازگرداني پنجره به حالت " وضعيت قبلي " استفاده نمود براي اين كار كافي است روي نوار عنوان دبل كليك نمائيد.
- دكمه Control Bottom يا كنترل : این دکمه در سمت چپ صفحه مانيتور قرار دارد.با دكمه كنترل ميتوان تمام عملياتي كه توضیح داده شد را انجام داد براي باز كردن دكمه كنترل كافي است روي دكمه آن كليك کرد. عمل ديگر دكمه كنترل بستن پنجره است براي اين كار بايد روي نشانه دكمه كنترل دبل كليك كرد.
: Move-
براي جابجايي پنجره ميتوان از اين گزينه استفاده كرد . براي اينكه اين گزينه فعال شود بايد روي نوار عنوان دبل كليك نمود.
Menu Bar -يا نوار منو : هر يك از منوها با توجه به نام خود، عملكردي خاص دارند. پس از باز شدن منو زير منوها را مشاهده خواهيد كرد كه هر زير منو به معناي يك فرمان مي باشد.
Toolbars- يا نوار ابزار : نوارهاي ابزار كليدهاي دسترسي سريعتر به زير منوها مي باشند. در اصل گزينه ها و فرمان هاي موجود در زير منوها ، در نوارهاي ابزار نیز موجودند و كار را جهت دسترسي سريعتر به زير منوها آسان مي كنند . روشهای مختلف براي ظاهر كردن نوار ابزار:

الف ) انتخاب زير منوي Toolbars از منويView
ب ) كليك راست بر رويMenu bar

براي محو كردن نوار ابزارها مي توان روي آنها كليك راست كرده و زماني كه فهرست نوارهاي ابزار ظاهر گرديد ، آنها را از حالت فعال در آورید بدین صورت شما نوار ابزارها را در روي صفحه نخواهيد داشت.

Ruler- يا خط كش :خط كش يكي ديگر از ابزارهای كارآمد در برنامه Word ميباشد. اين خط كش بسيار دقيق بوده و با آنچه كه شما روي كاغذ اندازه ميگيريد برابر است . خط كش براي تنظيم حاشيه ها و تورفتگي ابتداي پاراگرافها استفاده ميشود. براي ظاهر كردن خط كش از منوي View زير منوي Ruler را انتخاب نمایید.
اگر خط کش عمودی ظاهر نشد براي ظاهر كردن خط كش عمودي نیز مي توانيد از منوي View پنجره را به حالت Print Layout برده و سپس از منوي Tools زير منوي Options را انتخاب و از روي برگ نشان View گزينهVertical Ruler را انتخاب نمائيد.
درصورتيكه بخواهيد خط كش شما در سمت راست پنجره ظاهر شود مراحل بالا را تكرار و گزينه Right Ruler را انتخاب نمائيد.

Scroll Bar- يا نوارهاي مرور : دكمه ها و نــوارهایی هستند که توسط آنها ميتوان صفحه را جابجا نمود . اين دكمه ها بطور افقي براي جابجايي به چپ و راست و بطور عمودي براي بالا و پائين طراحي شده اند. بجاي استفاده از دكمه هاي مرور كه با هر بار فشردن آنها كمي صفحه جابجا مي شود مي توان از نوارهاي مرور نیز استفاده کرد.
براي جابجايي بايد روي اين نوارها قرار گرفته و بـــا ماوس نوار را جابجا نمود. در صورتيكه سند شما داراي چند صفحه باشد مي تواند نشان دهنده شمارش صفحه نيز باشد نوارهای مرور براي اين كار بايد اشاره گر ماوس را روي نـــوار برده و بر روي آن كليك كنيد تا شماره صفحه به نمايش در آيد. براي ظاهر كردن Scroll bar عمودي و افقي و انتقال آن به سمت چپ پنجره، بايد پنجره را از منوي View به حالت Print layout برده سپس از منوي Tools و زير منوي options در برگ نشان View گزينه هاي Vertical Scroll bar, Horizontal Scroll bar و Left Scroll bar را انتخاب نمود.

Next Page, Previous Page - ياصفحه قبل و بعد :براي آنكه يك صفحه به بالا يا پائين برود بايد از اين علامت استفاده كرد.

- محيط تايپ : اين محيط اصلي ترين قسمت برنامه است.
اين قسمت محل تايپ ، حروف چيني و صفحه آرايي شماست . تمام عملياتي كه بايد در مورد كارتان انجام دهيد در اين محل خواهد بود.
مكان نما : محل حرف بعدي را كه تايپ خواهد شد نشان مي دهد.
Right Click يا كليك راست : قرار دادن اشاره گر بر روي موضوعي خاص و كليك دكمه سمت راست ماوس با اين عمل منوي ميانبري ظاهر ميشود كه كاربر ميتواند از آن فرماني را انتخاب نمايد.
Screen Tips - يا نكته ابزار : كافيست با ماوس روي يكي از كليد ها قرار بگيريد و كمي مكث كنيد خواهيد ديد يك جعبه متن كوچك به نام نكته ابزار باز خواهد شد و نام آن كليد را نشان خواهد داد.

انتخاب قلم Font

قلم مهمترين ابزار يك برنامه تايپي مي باشد.

براي دسترسي به اين قلمها راههاي متفاوتي وجود دارد يكي از آنها استفاده از منوي Format و زير منوي Font است . روش دیگر استفاده از ماوس است كه بر روي يكي از سطــرهاي تايپ شده رفته و كليك راست مي كنيم و گزينه Font را انتخاب مي نمائيم . روش ديگري كه براي دسترسي به كادر محاوره اي Font ميتوان عنوان كرد استفاده از كليد تركيبي Ctrl+D مي باشد .
روش ديگر استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+F سپس استفاده از كليد هاي جهت نما يا Arrow Key و انتخاب قلم مورد نظر و زدن كليد Enter مي باشد .

- كادر محاوره اي Font :
در اين كادر محاوره اي دو كادر عربي و لاتين ديده ميشود كه با توجه به متن خود آنها را انتخاب مي كنيد توسط Box جلوي گزينه Font ميتوانيد از قلمهاي گوناگوني استفاده نمائيد هر قلم شكل متفاوتي با قلم ديگر دارد و براي آنكه قابل شناسايي باشد اسمي براي آن در نظر گرفته شده است .

- Font Style : توسط اين گزينه قلمها را به يكي از حالتهاي نوشته در Box در ميآوريد. البته از كليد هاي تركيبي Ctrl+B براي حالت Bold و از كليدهاي تركيبي Ctrl+I براي حالت Italic ميتوان استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Bold و Italic از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.

- Size : توسط اين گزينه ميتوانيد يك متن را ريز تر يا درشت تر بنويسيد. براي تغيير اندازه قلم ميتوان از كليد تركيبي Ctrl+Shift+< یا > و همچنين از كليد تركيبي Ctrl+[ یا ] نيز استفاده نمود. يكي ديگر از راههاي تغيير اندازه قلم استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+P سپس استفاده از كليدهاي جهت نما براي انتخاب سايز و زدن Enter جهت تائيد آن استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Size از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.

- Color : يكي ديگر از مزيتهاي Word اين است كه به شما امكان چاپ رنگي ميدهد توسط اين گزينه ميتوانيد براي فونتهاي خود رنگهاي مختلف انتخاب كنيد. توجه داشته باشيد كه اگر به متن خود رنگ داديد و اين متن را با چاپگر سياه و سفيد چاپ نموديد چاپگر ، متن رنگي شما را به حالت طيفي از سياه و سفيد چاپ خواهد كرد. چنانچه رنگ خودكار Automatic را انتخاب كرده باشيد اگر رنگ زير زمينه عوض شود رنگ قلم نيز بطور خودكار و با توجه به رنگ زمينه عوض خواهد شد.
البته ميتوانيد دكمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.

- Size : توسط اين گزينه ميتوانيد يك متن را ريز تر يا درشت تر بنويسيد. براي تغيير اندازه قلم ميتوان از كليد تركيبي Ctrl+Shift+Alt; یا > و همچنين از كليد تركيبي Ctrl+[ یا ] نيز استفاده نمود. يكي ديگر از راههاي تغيير اندازه قلم استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+P سپس استفاده از كليدهاي جهت نما براي انتخاب سايز و زدن Enter جهت تائيد آن استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Size از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.
- Color : يكي ديگر از مزيتهاي Word اين است كه به شما امكان چاپ رنگي ميدهد توسط اين گزينه ميتوانيد براي فونتهاي خود رنگهاي مختلف انتخاب كنيد. توجه داشته باشيد كه اگر به متن خود رنگ داديد و اين متن را با چاپگر سياه و سفيد چاپ نموديد چاپگر ، متن رنگي شما را به حالت طيفي از سياه و سفيد چاپ خواهد كرد. چنانچه رنگ خودكار Automatic را انتخاب كرده باشيد اگر رنگ زير زمينه عوض شود رنگ قلم نيز بطور خودكار و با توجه به رنگ زمينه عوض خواهد شد.
البته ميتوانيد دكمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.

- Underline : از طريق اين گزينه ميتوانيد زير متن خود خط بكشيد . با انتخاب None که به صورت پیش فرض انتخاب شده است زير لغات خط کشیده نمی شود. انتخاب Word Only باعث می شود که فقط زير لغات خط كشيده شود و زير فاصله هايي كه با Space هستند خطي كشيده نمي شود.
البته ميتوانيد دكمه Underline از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد و یااز كليد تركيبي Ctrl+U استفاده نمایید.

- Effect :
Superscript : از این گزینه براي تايپ توان استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+Shift+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.
- Subscript: از این گزینه براي انديس پائين استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.
- Hidden : با استفاده از این گزینه می توان متن بلوك شده را پنهان نمود تا در پرونده نمايش داده نشود ، براي نمايش مجدد بايد پرونده را بلوك كرده و ضربدر داخل اين گزينه را برداشت. درصورتيكه خواستيــد متــن بلوك شده پنهان شـود و Hidden را انتخاب نموديــد و اين كار صـورت نگرفت دقت نمایید که :
1- علامت(Show/Hide ) در نوار ابزار Standard غیر فعال باشـد.
2- در منوي Tools زير منوي Option ، برگ نشان View گزينه Hidden text انتخاب نشده باشد.
Default : تمام تنظيمات را به حالت پیش فرض برمی گرداند.
Preview : جعبه نمايش است .

كادر محاوره ايCharacter Spacing :

Scale : توسط اين گزينه ميتوانيد متن خود را كشيده يا باز كنيد توجه داشته باشيد كه فشرده سازي يا باز كردن عملي است كه بر سر قلمها خواهد آمد نه بر سر فاصله بين حروف.
Spacing : فاصله بين حروف يك كلمه را كم و يا زياد مي كند.
Position: متن خود را(Lowered ) پائين تر و يا (Raised) بالاتر از خط اصلي قرار ميدهد و براي تايپ فرمولها از آن استفاده ميشود . بايد توجه داشت كه بالا يا پائين رفتن کلمات از خط اصلي توسط كاربر تنظيم ميشود و تفاوت آن با Superscript,Subscript در همين است زيرا توسط اين دو گزينه توان يا انديس پائين فاصله آنها تا خط اصلي اتوماتيك تنظيم ميشود.

كادر محاوره اي Text Effects :

Animation: در صورتي كه متن خود را بلوك كرده و يكي از گزينه هاي اين كادر محاوره اي را انتخاب كنيد دور متن انتخابي شما طيفي از نوارهاي رنگي ظاهر ميشود كه آن متن را در صفحه مانيتور مشخص و نمايان ميكند.

برگردان و انجام مجدد : Undo & Redo
قلمي عوض كرده ايد . متني پاك كرده ايد . رنگ قلم را تغيير داده ايد هر عملي كه انجام داده ايد مهم نيست چنانچه از كاري كه كرده ايد پشيمان شده اید از Undo يا كليد تركيبي Ctrl+Z ميتوانيد استفاده نمائيد. حالا اگر خواستيد عملی را که لغو کرده اید مجددا انجام دهيد از Redo يا از كليد تركيبي Ctrl+Y استفاده نمایید.
همچنين ميتوانيد براي سرعت بخشیدن به كار از فلش كوچكي كه به دو طرف خميده شده است در نوار ابزار Standard استفاده كنيد و یا اين دو فرمان را از منوي Edit انتخاب نمایید.
بزرگ نمايي(Zoom ) :
براي رسيدن به اين زير منو بايد از منوي View استفاده كرد. چنانچه صفحه خود را كوچك مي بينيد ميتوانيد توسط فرمان بزرگنمايي صفحه را بزرگ نمایید.
عمل بزرگنمايي از طريق نوار ابزار Standard نيز ممكن است و حتي ميتوان اندازه دلخواه را در Box تايپ نموده و Enter زد .
Page Width: بزرگنمايي به اندازه اي است كه عرض صفحه (پهنا) مشخص باشد.
Whole Page : بزرگنمايي به اندازه اي است كه تمام صفحه در اين حالت با جزئيات آن كاملاً مشخص است . Many Page: توسط اين گزينه ميتوانيد چند صفحه را همزمان مشاهده كنيد.
Percent : بزرگنمايي ميتواند بصورت دلخواه باشد. بايد توجه داشت در صورتيكه بخواهيد تمام گزينه هاي فوق فعال باشند بايد پنجره روي حالت Page Layout باشد . اين گزينه را ميتوانيد از منوي View انتخاب نمائيد.

- کلیدهای ویرایشی

كليد هاي ويرايشي :
همانطور كه ميدانيد برنامه Word داراي كليدهاي تركيبي فراواني مي باشد كه در زير چند نمونه از مهمترين اين كليدها آمده است .
بعضي از اين جهت ها بستگي به فارسي و لاتين بودن متن دارد.
کلمه بعدی Ctrl+کلید جهت دار سمت چپ
كلمه قبلي Ctrl+کلید جهت دار سمت راست
پاراگراف بعدي Ctrl+کلید جهت دار سمت پایین
پاراگراف قبلي Ctrl+کلید جهت دار سمت بالا
ابتداي پرونده Ctrl+Home
انتهاي پرونده Ctrl+End
ايجاد پاراگراف جديد Enter
سطر بعدي کلید جهت دار سمت پایین
سطر قبلي کلید جهت دار سمت بالا
حذف حرف بعدي مكان نما Delete
حذف حرف قبل مكان نما Back Space
حذف كلمه قبل Ctrl+Back Space
حذف کلمه بعدی Ctrl+Delete
ذخيره در حافظه COPY Ctrl+C
ذخيره در حافظه و حذف CUT Ctrl+X
فراخواني از حافظه PASTE Ctrl+V

-بلوك و عمليات مربوط به آن

- حذف(DELETE )
- انتقال(CUT )
- تكثير (COPY)
- فراخواني PASTE

بلوك به كمك صفحه كليد :
براي انتخاب قسمتي از متن بايد كليد Shift را پائين نگه داريد و سپس به كمك مكان نماي چپ ، راست ، بالا و پائين متن مورد نظر را انتخاب كنيد. هنگامي كه متن بلوك ميشود رنگ قلم و زمينه به حالت نگاتيو در مي آيد ( براي خارج نمودن از حالت بلوك حركت مكان نما بدون نگه داشتن Shift كافي است ).
در زير كليدهاي ديگري نيز براي بلوك كردن آمده است
بلوك حرف سمت راست Shift+کلید جهت دار سمت راست
بلوك حرف سمت چپ Shift+کلید جهت دار سمت چپ
بلوك از محل مكان نما تا محل مكان نما در سطر بالا Shift+کلید جهت دار سمت بالا
بلوك از محل مكان نما تا محل مكان نما در سطر پائين Shift+کلید جهت دار سمت پایین
بلوك كلمه سمت راست Shift+ Ctrl+کلید جهت دار سمت راست
بلوك كلمه سمت چپ Shift+ Ctrl+کلید جهت دار سمت چپ
بلوك يك پاراگراف Shift+Ctrl+کلیدهای جهت دار بالا و پایین
بلوك از محل مكان نما تا ابتداي سطر Shift+Home
بلوك از محل مان نما تا انتهاي سطر Shift+End
حركت مكان نما موجب بلوك مي گردد فشردن کلید F8
بلوك كلمه دو مرتیه فشردن کلید F8
بلوك جمله سه مرتبه فشردن کلید F8
بلوك كل پرونده چهار مرتبه فشردن کلید F8
بلوك كل پرونده Ctrl+A
بلوك از محل مكان نما تا ابتداي پرونده Shift+ Ctrl+Home
بلوك از محل مكان نما تا انتهاي پرونده Shift+ Ctrl+End

بلوک به کمک ماوس

براي بلوك كردن به كمك ماوس كافي است روي نقطه شروع ، دكمه سمت چپ ماوس را نگه داريد و تا آخرين جايي كه ميخواهيد بلوك شود دكمه چپ را رها نكنيد. پس از بلوك كردن متن نوبت آن است که عمليات لازم را روي قسمت بلوك شده انجام دهيد مانند : تغيير قلم ، تغيير سايز ، تغيير رنگ و...
حذف به كمك صفحه كليد :
براي حذف محدوده ی بلوک شده بایستی کلید Delete را فشار دهيد.
حذف به كمك ماوس :
براي حذف قسمتي از پرونده به كمك ماوس بايد متن را توسط ماوس انتخاب نمائيد و با كمك زير منوي Clear از منوي Edit قسمت انتخابي را حذف كنيد.

انتقال بوسیله صفحه کلید

براي آنكه بتوانيد متن را جابجا كنيد و يا آن را از يك محل به محل ديگر ببريد بايد به روش زير عمل كنيد:

1-به كمك كليدهاي بلوك ، متن خود را بلوك كنيد.
2-كليدهاي تركيبي(Ctrl+X ) و يا(Shift+Delete ) را بفشاريد. با فشردن اين كليدهاي تركيبي متن شما ناپديد خواهد شد . البته متن ناپديد نگرديده بلكه از محل خود برداشته شده و به داخل حافظه(Clip board) رفته است .
3-حال مكان نماي خود را جابجا نموده و به محلي كه ميخواهيد متن به آنجا انتقال يابد، برويد.
4-پس از قرارگرفتن در محل مورد نظر كليدهاي تركيبي(Ctrl+V ) و يا كليدهاي(Shift+Insert ) را فشار دهيد تا متن از حافظه به محل جديد انتقال يابد.
اگر مجدداً كليدهاي تركيبي(Ctrl+V ) را بفشاريد متن مجدداً از حافظه فراخواني خواهد شد. زيرا اين متن تا زماني كه در ويندوز قرار دارد در حافظه باقي ميماند.
البته براي انتقال ميتوانستيد از زير منوي Cut در منوي Edit براي ( ذخيره در حافظه و حذف ) و براي ( فراخواني از حافظه ) از زير منوي Paste در منوي Edit استفاده كنيد.

انتقال به کمک ماوس
براي انتقال قسمتي از پرونده توسط ماوس به روش زير عمل كنيد:
1-توسط ماوس متن مورد نظر را بلوك كنيد.
2-با نگه داشتن دكمه ماوس روي قسمت انتخاب شده متن خود را به محل جديد بكشيد. بدين ترتيب متن شما به محل جديد انتقال خواهد يافت . معمولاً انتقال به كمك ماوس زماني صورت مي گيرد كه بخواهيد متن خود را چند سطر بالاتر يا پائين تر انتقال دهيد. براي انتقال مي توانید پس از بلوك كردنء كليك راست نموده و از منوي فوري Cut را انتخاب كنيد.

تكثير به كمك صفحه كليد :
براي تكثير يك قسمت از پرونده به محل ديگر بايد روش زير را دنبال كنيد :
1-به كمك كليدهاي فوري متن خود را بلوك كنيد.
2-كليد هاي تركيبي (Ctrl+C) و يا (Ctrl+ Insert) را فشار دهيد تا متن در حافظه كپي شود.
3-مكان نما را حركت داده و به محل جديد برويد.
4-در محل جديد كليد هاي تركيبي (Ctrl+V) و يا (Shift+Insert) را بزنيد تا متن درون حافظه در محل جديد فراخواني شود.
نکته : براي تكثير ميتوانید از زير منوي Copy و براي فراخواني از زير منوي Paste كه هر دو در منوي Edit وجود دارند استفاده كنيد.

تكثير به كمك ماوس :
براي تكثير متن به كمك ماوس بايد به روش زير عمل كنيد :
1-توسط ماوس متن خود را انتخاب كنيد.
2-كليد Ctrl را نگه داشته و متن انتخاب شده را به كمك نگه داشتن دكمه سمت چپ ماوس و كشيدن ، به مقصد ببريد. اين عمل موجب تكثير متن انتخاب شده مي گردد. اين عمل با زدن دكمه سمت راست ماوس و انتخاب گزينه Copy نیز امكان پذير است .

توجه داشته باشيد كه تمامي عمليات ذكر شد. تنها براي متن نيست بلکه برای تصاوير نيز بکار می روند.
انتقال و تكثير به كمك كليد سمت راست ماوس :
پس از بلوك ميتوانيد كليد سمت راست ماوس را بفشاريد و از آنجا Copy يا Cut را انتخاب كنيد و پس از بردن مكان نما به محل جديد مجدداً با زدن دكمه سمت راست ماوس Paste را انتخاب نمایید.
راه ديگر اين است كه پس از انتخاب متن ضمن كشيدن ، توسط دكمه سمت راست و بردن به محل جديد زير منوي فوري ظاهر خواهد شد كه از شما مي پرسد Copy يا Move كه هر كدام را خواستيد ميتوانيد انتخاب كنيد.

چند برش با یک حافظه
شايد بخواهيد چند قسمت از پرونده را به حافظه برده و به محل يا پرونده ديگري انتقال دهيد. براي اين كار ميتوانيد متون را تك تك بلوك كرده و پس از هر بلوك (Ctrl+F3) را بزنيد.
همه متوني كه پس از بلوك روي آنها(Ctrl+F3 ) را زده ايد، اكنون در حافظه قرار دارند. براي فراخواني همگي آنها فقط كافيست کلیدهای(Ctrl+Shift+F3 ) را فشار دهید.

Save - Save as
ضبط با نام(Save & Save as )
- ضبط خودكار
- پرونده جديد(New )
- كار با الگوها(Template )
- خواندن و بازكردن پرونده(Open )
- پيش نمايش چاپ(Print Preview )
ضبط و ضبط با نام(Save & Save as )

هنگامي كه پرونده اي را ضبط مي كنيد برنامه از شما خواهد پرسيد كه نام پرونده چه باشد يعني اسم را خود برنامه به پرونده ميدهد تا قبل از ضبط كردن توسط شما ، پرونده نام داشته باشد. اكنون پس از اينكه فرمان ضبط پرونده را صادر كرديد برنامه از شما نام پرونده را خواهد پرسيد پس زماني كه شما براي اولين بار بخواهيد پرونــده خود را Save كنيد كادر محاوره اي Save as براي شما باز خواهد شد. براي اينكه دستور ضبط پرونده را اجرا كنيد ميتوانيد از كليد تركيبي Ctrl+S استفاده كنيد يا اينكه از نوار ابزار استاندارد دكمه Save را فشار دهيد يا از منوي File روي زير منوي Save برويد.

پس از اينكه يكي از اين دستورات را اجرا كرديد چون پرونده شما اسم نداشته و از اسم پيش فرض خود برنامه استفاده مينموده است كادر محاوره اي :Save as باز ميشود.
توسط Save in ميتوانيد محل نگهداري پرونده را مشخص كنيد.
توسط Up one level خواهيد توانست به يك پوشه بالاتر (قبل) برويد يعني از پوشه جاري كه در آن قرار گرفته ايد خارج شويد.
در قسمت File name ميتوانيد اسم مورد نظر خود را تايپ نمائيد.
در قسمت Save as type ، Word Document را انتخاب كنيد.
و در آخر دكمه Save را انتخاب نمائيــــد . حال پرونده با نامي كه وارد نموده ايد ضبط شده و شما ميتوانيد روي نوار عنوان ، نام پرونده خود را مشاهده نمائيد. اين نام ميتواند تا 256 حرف باشد از طرفي ميتوان بين نامي كه داده ميشود فاصله هم زد.
اگر اطلاعات جديد يا تغييراتي در سند خود وارد كنيد اين بار با يكي از روشها مثلاً Ctrl+S پرونده شما ضبط خواهد شد و ديگر كادر محاوره اي Save as باز نخواهد شد زيرا پرونده شما نام دارد.

Save خودکار
براي اينكه دستور دهيد كه بصورت خودكار پرونده در Word ضبط شود وارد منوي Tools زير منوي Options مي شويد و دستور Save Autorecover info every علامت بگذارید و در Box روبروي Minutes زمان را تعيين كنيد مثلاً اگر زمان 5 دقيقه در نظر گرفتيد هر 5 دقيقه يكبار پرونده شما بصورت خودكار ضبط خواهد شد .يا اينكه ميتوانيد در Box مقابل Always Create Backup Copy علامت بگذارید .

پرونده جدید
هنگامي كه شما روي نشانه برنامه Word كليك مي كنيد تا پنجره اين برنامه باز گردد با باز شدن برنامه يك پرونده يا سند جديد نيز توسط برنامه باز مي گردد.
چنانچه خواستيد يك پرونده جديد بسازيد بايد از منوي File ، زير منوي New را انتخاب كنيدبا اين عمل كادر محاوره اي New باز ميشود از برگ نشان General در قسمت Create New گزينه Document را انتخاب نموده وOk را بفشاريد و يا از كليد فوري Ctrl+N استفاده و يا روي نوار ابزار استاندارد روي نشانه New كليك نمائيد. برنامه Word براي هر پرونده جديدي كه باز ميكند نام را ميدهد و در انتهاي اين نام با توجه به اينكه چندمين پرونده اي است كه باز مي كنيد عدد خواهد داد .